Worksection современная система управления проектами

Worksection – простой и удобный сервис, разработанный для быстрого и эффективного управления проектами. Инструмент является актуальным для компаний и команд, в которых требуется планирование, отслеживание и контроль бизнес-процессов.

Платформа имеет интуитивно понятный интерфейс, что позволяет овладеть управлением без специального обучения. Удобное расположение основных инструментов дает возможность быстро создавать задачи и проводить контроль всех рабочих моментов.

Краткий обзор Worksection

Система управления проектами Worksection – это полноценная CRM-платформа, которая упрощает работу сотрудников, руководителей и клиентов компании. Это многофункциональный сервис, который позволяет вести проекты, назначать ответственных, контролировать выполнение и общаться с другими участниками.

Общий вид интерфейса

Чтобы разобраться, что такое Worksection, нужно ознакомиться с основными особенностями инструмента:

• программа имеет широкие функциональные возможности, которые позволяют реализовывать различные задачи и выстраивать коммуникацию;
• система отличается простым управлением и поддерживает автоматическое обновление;
• Worksection имеете адаптивную верстку, что позволяет пользоваться платформой с любого мобильного девайса;
• чтобы оценить возможности и понять принцип работы, предоставляется бесплатная версия с ограниченным функционалом;
• подписка отличается доступной ценой, поэтому ее оплата не отобразится на материальной стабильности компании;
• система имеет много уровней шифрования данных, что обеспечивает безопасность информации;
• к одному аккаунту можно подключить одновременно всех сотрудников и клиентов, без численного ограничения;
• разработчики гарантируют стабильную работу и проводят ежедневные бэкапы;
• есть возможность провести интеграцию с другими популярными сервисами и приложениями;
• система позволяет получать аналитику и составлять отчеты о сроках, затратах и этапах реализации;
• в процессе коммуникации есть возможность общения с другими участниками в рамках проекта и обмена файлами.

Все это делает Worksection одним из лучших планировщиков как для работы небольшой команды, так и для управления целой корпорацией. Широкие возможности индивидуальной настройки позволяют провести адаптацию системы под любой проект. Чтобы в этом убедиться, стоит детальнее ознакомиться с базовыми функциями и возможностями системы.

Управление задачами

Ключевой возможностью Worksection является опция создания и управления задачами. Опция доступна для всех членов группы, которая входит в проект. При этом можно открывать, корректировать или менять уже созданные задачи. Это удобный способ для создания программ обучения, марафонов, курсов и т. д. Основные возможности:

Проект и его задачи

• создание задач для себя или членов команды с заголовком, описанием;
• по каждой позиции можно назначить ответственного, что позволяет распределить обязанности;
• прописываются сроки выполнения поставленных задач;
• включена система автоматического напоминания о предстоящем дедлайне;
• если работы много, можно выставить приоритетность, что позволит сотрудникам понять, какие задачи следует выполнять в первую очередь;
• для удобства задачам присваиваются статусы: «в работе», «отложено», «выполнено» и другие, что ускоряет контроль;
• пользователи оставляют свои комментарии или пояснения под каждой задачей, это важный момент коммуникации, поскольку служит в качестве эффективной подсказки;
• по всем задачам можно получить детальную аналитику и отчеты, где отмечаются статусы, просрочки, затраты и много другое.

Это позволяет произвести оптимизацию рабочих процессов компании, эффективно делегировать задачи и отслеживать качество их выполнения.

Коллективное сотрудничество

Функция предусматривает совместную работу нескольких участников над одним проектом. При этом открываются возможности редактирования, обсуждения и комментирования работ. Сохраненная цепочка диалога по проекту позволяет отслеживать решение проблем и важные предложения. В некоторых вариациях Worksection есть возможность прямого обмена уведомлениями, файлами и т. д.

Для коллективного сотрудничества предусмотрен ряд возможностей:

• общий доступ для всех участников с назначением ответственных лиц;
• обмен всевозможной информации, включая текстовые сообщения;
• режимы напоминаний не позволяют допустить просрочки для каждого назначенного участника;
• можно прослеживать историю изменений по проекту с временными отметками;
• администратор имеет возможность ограничивать функционал, вводить пароли;
• кроме этого, Worksection можно интегрировать с другими хранилищами данных и системами.

Таким образом платформа существенно упрощает коллективное сотрудничество, повышает эффективность команды и ускоряет работу по проекту.

Вспомогательные документы

Для эффективного использования системы Worksection разработчики предоставляют широкий перечень вспомогательной информации по работе с программой. Это позволяет новичкам быстрее освоить управление и разобраться в базовых моментах. Дополнительные данные дают возможность действующим членам команды повышать свой уровень квалификации и устранять технических проблем на платформе.

Вспомогательные материалы включают:

1. Текстовые инструкции по работе с проектами, начиная от простых задач и заканчивая более сложными опциями.
2. Видеоконтент позволяет быстрее разобраться с основами управления.
3. Для повышения квалификации можно принимать участие в образовательных вебинарах.
4. Чтобы быстро решить незначительную проблему или сложность, всегда под рукой чат-бот с оперативными подсказками.
5. В процессе работы с системой в программном обеспечении есть всплывающие подсказки, которые помогут разобраться с функционалом на первых этапах освоения.
6. Для решения более глобальных проблем можно обратиться в службу технической поддержки через электронную почту. Этот вариант доступен для участников со статусом администраторов проектов.

Интеграция электронной почты

Сервис управления проектами Worksection поддерживает сопряжение с электронной почтой. Это удобная опция, необходимая для реализации таких задач:

• рассылка уведомлений конкретным участникам команды в соответствии с выбранными статусами по проекту;
• быстрое распространение оповещений с требованиями по работе или информирование об измененных сроках выполнения;
• можно высылать новые цели или доработанные планы прямо на электронный адрес коллег или клиентов;
• Worksection осуществляет автоматическую архивацию всех сообщений, которые были отправлены по каждому проекту и задаче;
• есть возможность добавления файлов, меток или комментариев к выбранным задачам с оповещением участников группы.

Интеграция электронной почты позволяет быстро уведомить сотрудников о новых планах, изменениях и необходимых доработках. Более того, есть возможность осуществлять управление задачами прямо с электронной почты без перехода на саму платформу Worksection. При этом другие пользователи могут выставить для себя ограничения по типу и частоте прихода сообщений.

Управление документами

Функционал Worksection позволяет осуществлять быстрое и эффективное управление всеми файлами и документами в системе. Прежде всего пользователям предоставлено внутреннее хранилище для архивации важной информации. При этом система обладает удобным и широким функционалом:

• возможность централизованного хранения необходимых в работе данных;
• пользователь имеет возможность прикреплять любые форматы файлов к задачам с расстановкой номеров;
• к загруженным папкам можно отдельно прописывать комментарии с кратким руководством, пояснениями или другими отметками;
• методом перетаскивания можно подгрузить презентации, лекции или другие большие файлы;
• для удобства работы можно провести группировку данных по созданным папкам;
• допускается совместная работа команды над одним файлом одновременно;
• система автоматически сохраняет изменения и историю всех действий, что защищает от потери данных и позволяет выполнить откат к предыдущим версиям;
• есть возможность провести синхронизацию Worksection с облачными хранилищами данных Dropbox, Google Drive;
• для быстрого поиска нужных файлов работает система фильтров, что позволяет отыскать интересующий документ за несколько секунд;
• система позволяет выполнить печать или экспорт документации прямо с Worksection.

В итоге значительно упрощается оборот документов и предоставляется возможность держать все в одном безопасном хранилище.

Тайм-менеджмент

В соответствии с названием функция посвящена управлению временем при работе с системой Worksection. По каждому проекту и задаче можно задать отведенный период на выполнение. Это позволяет не пропустить важные моменты и адекватно оценить, сколько времени нужно команде или одному сотруднику для достижения поставленных целей.

Расписание выстраивает руководитель отдела или компании. При этом он получает детальную информацию о временных затратах каждого сотрудника, что позволяет адекватно рассчитать заработную плату. Это удобно при выполнении долгосрочных проектов или процессов с различными подрядчиками и вспомогательными фирмами.

Ключевые возможности тайм-менеджмента с Worksection:

• формирование рабочего графика с четким таймингом на выполнение задач;
• разбивка проекта или работ по календарю для долгосрочной реализации на дни, недели и месяца;
• учет времени, затраченного сотрудниками на выполнение проекта;
• напоминания об истечении сроков выполнения задачи или просрочке.

Диаграмма Ганта

Такой подход позволяет грамотно распределять ресурсы и контролировать рабочую нагрузку на специалистов. Инструмент повышает эффективность работы каждого сотрудника и минимизирует риск срыва временных сроков, отведенных на реализацию проектов.

Отчетность и аналитика

Естественным желанием каждого руководителя является повышение прибыльности компании. Достичь таких результатов позволяет Worksection с инструментами аналитики. Он отслеживает статистику по каждому проекту, что предоставляет полную картину о работе команды. Отчетность включает в себя такие показатели:

• общее количество задач, назначенное каждому участнику команды;
• отведенное время на определенную задачу и весь проект;
• четкое расписание всех этапов для достижения поставленной цели;
• приоритетность по времени, значимости и другим показателям;
• для облегчения анализа отчеты могут подаваться в формате диаграмм или графиков;
• оценка бюджета и времени, что позволяет определить затраченные ресурсы на реализацию каждой задачи;
• аналитика по каждому сотруднику за определенный период;
• детальное отслеживание всех действий с историей изменений по проектам;
• общая эффективность работы команды с выявлением сильных и слабых сторон.

Статистические данные и аналитика Worksection позволяет руководителю осуществлять более эффективное планирование и прогнозирование дальнейших задач.

Сервисы, с которыми у Worksection есть интеграция

Система Worksection осуществляет синхронизацию бизнес-проекта с мессенджерами и другими приложениями для комплексного решения задач компании. Это ускоряет и упрощает процесс работы над проектами. Платформу можно интегрировать в следующие инструменты:

1. Google Drive. Синхронизация позволяет легко добавлять и сохранять файлы в облачном хранилище. При этом осуществляется поддержка наиболее популярных форматов. Пользоваться синхронизированной информацией могут все участники команды (в соответствии с предоставленным доступом).
2. Slack. Это удобный корпоративный мессенджер, где можно создавать тематические чаты с разделением на темы и задачи. Объединение позволяет сотрудникам оперативно общаться, получать и отправлять оперативные сообщения коллегам. Более того построение задач можно осуществлять прямо через Slack.
3. Gmail. Есть возможность подключить электронную почту для переписки с клиентами и сотрудниками компании. Также можно отправлять комментарии к проектам в Worksection и прикреплять файлы.
4. Telegram. Для удобного общения можно привязать Телеграм. В приложении можно ставить задачи, отвечать на сообщения и прикреплять комментарии. Все уведомления сотрудников попадают в общую ленту через бота. На поступающие сообщения участники чата могут давать ответы и прикреплять файлы.
5. Google Календарь. Синхронизация с календарем поможет следить за сроками выполнения проектов. Задачи и информация по датам отображается только в Worksection без переноса в календарь.
6. Microsoft Office. Система поддерживает стандартные документы по умолчанию или же их дополнительно подвязывают для работы с необходимыми файлами.
7. Trello. При интеграции можно провести объединение карточек с обеих систем управления. Это позволяет оперативно выполнять задачи и существенно упрощает процесс планирования.
8. Dropbox. При объединении пользователь может выполнять выгрузку необходимых файлов с аккаунта Dropbox.

Панель активности и занятости сотрудника

И это далеко не полный перечень приложений и систем, которые можно связать с Worksection. Данная опция существенно расширяет возможности и позволяет настроить эффективную работу с различными бизнес-проектами.

В целом Worksection – надежный и эффективный инструмент с широким функционалом для выстраивания взаимодействия между членами команды и организации работы как в небольшой, так и в крупной компании.