Worksection сучасна система управління проектами

Worksection – простий і зручний сервіс, розроблений для швидкого та ефективного управління проєктами. Інструмент є актуальним для компаній і команд, у яких потрібне планування, відстеження та контроль бізнес-процесів.

Платформа має інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, що дає змогу опанувати управління без спеціального навчання. Зручне розташування основних інструментів дає можливість швидко створювати завдання і проводити контроль усіх робочих моментів.

Короткий огляд Worksection

Система управління проєктами Worksection – це повноцінна CRM-платформа, яка спрощує роботу співробітників, керівників і клієнтів компанії. Це багатофункціональний сервіс, який дає змогу вести проєкти, призначати відповідальних, контролювати виконання і спілкуватися з іншими учасниками.

Загальний вигляд інтерфейсу

Щоб розібратися, що таке Worksection, потрібно ознайомитися з основними особливостями інструменту:

• програма має широкі функціональні можливості, які дають змогу реалізовувати різні завдання і вибудовувати комунікацію;
• система вирізняється простим керуванням і підтримує автоматичне оновлення;
• Worksection має адаптивну верстку, що дає змогу користуватися платформою з будь-якого мобільного девайса;
• щоб оцінити можливості та зрозуміти принцип роботи, надається безкоштовна версія з обмеженим функціоналом;
• підписка відрізняється доступною ціною, тому її оплата не відобразиться на матеріальній стабільності компанії;
• система має багато рівнів шифрування даних, що забезпечує безпеку інформації;
• до одного акаунту можна підключити одночасно всіх співробітників і клієнтів, без чисельного обмеження;
• розробники гарантують стабільну роботу і проводять щоденні бекапи;
• є можливість провести інтеграцію з іншими популярними сервісами та додатками;
• система дає змогу отримувати аналітику і складати звіти про терміни, витрати та етапи реалізації;
• у процесі комунікації є можливість спілкування з іншими учасниками в рамках проєкту та обміну файлами.

Усе це робить Worksection одним із найкращих планувальників як для роботи невеликої команди, так і для управління цілою корпорацією. Широкі можливості індивідуального налаштування дають змогу провести адаптацію системи під будь-який проєкт. Щоб у цьому переконатися, варто детальніше ознайомитися з базовими функціями і можливостями системи.

Управління завданнями

Ключовою можливістю Worksection є опція створення та управління завданнями. Опція доступна для всіх членів групи, яка входить у проєкт. При цьому можна відкривати, коригувати або змінювати вже створені завдання. Це зручний спосіб для створення програм навчання, марафонів, курсів тощо. Основні можливості:

Проект і його завдання

• створення завдань для себе або членів команди із заголовком, описом;
• за кожною позицією можна призначити відповідального, що дає змогу розподілити обов’язки;
• прописуються терміни виконання поставлених завдань;
• увімкнено систему автоматичного нагадування про майбутній дедлайн;
• якщо роботи багато, можна виставити пріоритетність, що дасть змогу співробітникам зрозуміти, які завдання слід виконувати насамперед;
• для зручності завданням присвоюються статуси: “в роботі”, “відкладено”, “виконано” та інші, що прискорює контроль;
• користувачі залишають свої коментарі або пояснення під кожним завданням, це важливий момент комунікації, оскільки слугує як ефективна підказка;
• за всіма завданнями можна отримати детальну аналітику і звіти, де відзначаються статуси, прострочення, витрати і багато іншого.

Це дає змогу оптимізувати робочі процеси компанії, ефективно делегувати завдання і відстежувати якість їх виконання.

Колективна співпраця

Функція передбачає спільну роботу кількох учасників над одним проектом. При цьому відкриваються можливості редагування, обговорення та коментування робіт. Збережений ланцюжок діалогу щодо проєкту дає змогу відстежувати розв’язання проблем і важливі пропозиції. У деяких варіаціях Worksection є можливість прямого обміну повідомленнями, файлами тощо.

Для колективної співпраці передбачено низку можливостей:

• загальний доступ для всіх учасників із призначенням відповідальних осіб;
• обмін всілякою інформацією, включно з текстовими повідомленнями;
• режими нагадувань не дають змоги допустити прострочення для кожного призначеного учасника;
• можна простежувати історію змін за проєктом із часовими позначками;
• адміністратор має можливість обмежувати функціонал, вводити паролі;
• крім цього, Worksection можна інтегрувати з іншими сховищами даних і системами.

Таким чином платформа суттєво спрощує колективну співпрацю, підвищує ефективність команди та прискорює роботу над проєктом.

Допоміжні документи

Для ефективного використання системи Worksection розробники надають широкий перелік допоміжної інформації щодо роботи з програмою. Це дає змогу новачкам швидше освоїти керування та розібратися в базових моментах. Додаткові дані дають змогу чинним членам команди підвищувати свій рівень кваліфікації та усувати технічні проблеми на платформі.

Допоміжні матеріали включають:

1. Текстові інструкції по роботі з проектами, починаючи від простих завдань і закінчуючи більш складними опціями.
2. Відеоконтент дає змогу швидше розібратися з основами управління.
3. Для підвищення кваліфікації можна брати участь в освітніх вебінарах.
4. Щоб швидко вирішити незначну проблему або складність, завжди під рукою чат-бот з оперативними підказками.
5. У процесі роботи з системою в програмному забезпеченні є спливаючі підказки, які допоможуть розібратися з функціоналом на перших етапах освоєння.
6. Для вирішення більш глобальних проблем можна звернутися до служби технічної підтримки через електронну пошту. Цей варіант доступний для учасників зі статусом адміністраторів проектів.

Інтеграція електронної пошти

Сервіс управління проектами Worksection підтримує сполучення з електронною поштою. Це зручна опція, необхідна для реалізації таких завдань:

• розсилка повідомлень конкретним учасникам команди відповідно до обраних статусів за проєктом;
• швидке поширення сповіщень із вимогами щодо роботи або інформування про змінені терміни виконання;
• можна надсилати нові цілі або доопрацьовані плани прямо на електронну адресу колег або клієнтів;
• Worksection здійснює автоматичну архівацію всіх повідомлень, які були надіслані за кожним проєктом і завданням;
• є можливість додавання файлів, міток або коментарів до обраних завдань з оповіщенням учасників групи.

Інтеграція електронної пошти дає змогу швидко повідомити співробітників про нові плани, зміни та необхідні доопрацювання. Більш того, є можливість здійснювати управління завданнями прямо з електронної пошти без переходу на саму платформу Worksection. При цьому інші користувачі можуть виставити для себе обмеження за типом і частотою надходження повідомлень.

Управління документами

Функціонал Worksection дає змогу здійснювати швидке й ефективне управління всіма файлами та документами в системі. Перш за все користувачам надано внутрішнє сховище для архівації важливої інформації. При цьому система має зручний і широкий функціонал:

• можливість централізованого зберігання необхідних у роботі даних;
• користувач має можливість прикріплювати будь-які формати файлів до завдань з розстановкою номерів;
• до завантажених папок можна окремо прописувати коментарі з коротким керівництвом, поясненнями або іншими відмітками;
• методом перетягування можна довантажити презентації, лекції або інші великі файли;
• для зручності роботи можна провести групування даних за створеними папками;
• допускається спільна робота команди над одним файлом одночасно;
• система автоматично зберігає зміни та історію всіх дій, що захищає від втрати даних і дає змогу виконати відкат до попередніх версій;
• є можливість провести синхронізацію Worksection з хмарними сховищами даних Dropbox, Google Drive;
• для швидкого пошуку потрібних файлів працює система фільтрів, що дає змогу відшукати документ, який цікавить, за кілька секунд;
• система дає змогу виконати друк або експорт документації прямо з Worksection.

У підсумку значно спрощується обіг документів і надається можливість тримати все в одному безпечному сховищі.

Тайм-менеджмент

Відповідно до назви функція присвячена управлінню часом під час роботи з системою Worksection. За кожним проектом і завданням можна задати відведений період на виконання. Це дає змогу не пропустити важливі моменти й адекватно оцінити, скільки часу потрібно команді або одному співробітнику для досягнення поставлених цілей.

Розклад вибудовує керівник відділу або компанії. При цьому він отримує детальну інформацію про тимчасові витрати кожного співробітника, що дає змогу адекватно розрахувати заробітну плату. Це зручно при виконанні довгострокових проєктів або процесів з різними підрядниками та допоміжними фірмами.

Ключові можливості тайм-менеджменту з Worksection:

• формування робочого графіка з чітким таймінгом на виконання завдань;
• розбивка проєкту або робіт за календарем для довгострокової реалізації на дні, тижні та місяці;
• облік часу, витраченого співробітниками на виконання проєкту;
• нагадування про закінчення термінів виконання завдання або прострочення.

Діаграма Ганта

Такий підхід дає змогу грамотно розподіляти ресурси і контролювати робоче навантаження на фахівців. Інструмент підвищує ефективність роботи кожного співробітника і мінімізує ризик зриву часових термінів, відведених на реалізацію проєктів.

Звітність та аналітика

Природним бажанням кожного керівника є підвищення прибутковості компанії. Досягти таких результатів дає змогу Worksection з інструментами аналітики. Він відстежує статистику за кожним проєктом, що надає повну картину про роботу команди. Звітність містить у собі такі показники:

• загальна кількість завдань, призначена кожному учаснику команди;
• відведений час на певне завдання і весь проєкт;
• чіткий розклад усіх етапів для досягнення поставленої мети;
• пріоритетність за часом, значущістю та іншими показниками;
• для полегшення аналізу звіти можуть подаватися у форматі діаграм або графіків;
• оцінка бюджету і часу, що дає змогу визначити витрачені ресурси на реалізацію кожного завдання;
• аналітика по кожному співробітнику за певний період;
• детальне відстеження всіх дій з історією змін за проектами;
• загальна ефективність роботи команди з виявленням сильних і слабких сторін.

Статистичні дані та аналітика Worksection дає змогу керівнику здійснювати більш ефективне планування та прогнозування подальших завдань.

Сервіси, з якими у Worksection є інтеграція

Система Worksection здійснює синхронізацію бізнес-проєкту з месенджерами та іншими додатками для комплексного вирішення завдань компанії. Це прискорює і спрощує процес роботи над проєктами. Платформу можна інтегрувати в такі інструменти:

1. Google Drive. Синхронізація дає змогу легко додавати та зберігати файли в хмарному сховищі. При цьому здійснюється підтримка найбільш популярних форматів. Користуватися синхронізованою інформацією можуть усі учасники команди (відповідно до наданого доступу).
2. Slack. Це зручний корпоративний месенджер, де можна створювати тематичні чати з поділом на теми і завдання. Об’єднання дає змогу співробітникам оперативно спілкуватися, отримувати та надсилати оперативні повідомлення колегам. Ба більше, побудову завдань можна здійснювати прямо через Slack.
3. Gmail. Є можливість підключити електронну пошту для листування з клієнтами і співробітниками компанії. Також можна надсилати коментарі до проєктів у Worksection і прикріплювати файли.
4. Telegram. Для зручного спілкування можна прив’язати Телеграм. У застосунку можна ставити завдання, відповідати на повідомлення і прикріплювати коментарі. Усі повідомлення співробітників потрапляють у загальну стрічку через бота. На повідомлення, що надходять, учасники чату можуть давати відповіді і прикріплювати файли.
5. Google Календар. Синхронізація з календарем допоможе стежити за термінами виконання проєктів. Завдання та інформація за датами відображається тільки в Worksection без перенесення в календар.
6. Microsoft Office. Система підтримує стандартні документи за замовчуванням або ж їх додатково підв’язують для роботи з необхідними файлами.
7. Trello. Під час інтеграції можна провести об’єднання карток з обох систем управління. Це дає змогу оперативно виконувати завдання та суттєво спрощує процес планування.
8. Dropbox. Під час об’єднання користувач може виконувати вивантаження необхідних файлів з акаунта Dropbox.

Панель активності та зайнятості співробітника

І це далеко не повний перелік додатків і систем, які можна пов’язати з Worksection. Ця опція істотно розширює можливості та дає змогу налаштувати ефективну роботу з різними бізнес-проектами.

Загалом Worksection – надійний та ефективний інструмент із широким функціоналом для вибудовування взаємодії між членами команди та організації роботи як у невеликій, так і у великій компанії.